Las 7 mejores herramientas de gestión del tiempo

“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”, es una frase atribuida a Arquímedes quien enunció la ley de la palanca. Hay que reconocer que es una frase que hoy día se consideraría como marketing de alto nivel. Mover el mundo llama más la atención que describir la fórmula de multiplicación de fuerzas que proporciona la palanca.

Nos quedaremos con la idea de qué es una herramienta, que está muy bien, siempre que sepamos para qué la vamos a utilizar, porque si no tenemos algo que mover, la palanca deja de ser una herramienta y se convierte en una barra metálica sin más. Para mejorar la gestión de nuestro tiempo, lo primero es aplicar las técnicas (o métodos) y luego las herramientas, aquí el orden de los factores altera el producto.

Lo mismo ocurre con las herramientas de gestión del tiempo. Veamos:

¿Para qué queremos una herramienta de gestión del tiempo?

Dice la RAE que una herramienta es “un instrumento, generalmente de hierro o acero, que sirve para hacer o reparar algo y que se usa con las manos.” Pues bien, no parece que se ajuste a las herramientas de gestión del tiempo que vamos a comentar, aunque podemos aprovechar que es para hacer algo y usaremos las manos.

Vamos a jugar con lo que Arquímedes nos regaló, y así podemos decir que una herramienta de gestión del tiempo es un instrumento que nos sirve para mover (a nuestro favor) ese ente extraño que es el tiempo. La herramienta es como la palanca y, a diferencia de Arquímedes, no vamos a pedir que nos den un punto de apoyo, pues el punto de apoyo somos nosotros mismos.

¿Cuál es la dimensión de esa masa temporal que queremos mover o gestionar?  Porque no es lo mismo querer abarcar la gestión del tiempo de nuestra vida (objetivo grandioso) que gestionar una fracción más pequeña, por ejemplo, un día. Parece evidente que para mover el mundo necesitaremos una palanca gigantesca y para mover una montaña será preciso una palanca no tan grande, en tanto que para mover una roca nos bastará con una palanca mucho más pequeña.

De forma similar, la dimensión de la herramienta de gestión del tiempo será proporcional a la magnitud o alcance de aquello que queremos gestionar, de modo que un criterio de clasificación de las herramientas puede ser su magnitud, aunque hay más criterios. Vamos a ello.

Tipos de herramientas de gestión. Ya hemos apuntado que un criterio de clasificación es la magnitud o grandeza de lo gestionado. Sin embargo, hay más criterios por los que clasificar los tipos de herramientas de gestión del tiempo, por ejemplo, si se trata de una herramienta personal o de equipo. Aquí nos centraremos sobre todo en las de carácter personal y que clasificaremos en las siguientes categorías:

1. Herramientas de gestión del tiempo de gran alcance
2. Herramientas de organización del tiempo
3. Herramientas de gestión visual

Herramientas de gestión del tiempo de gran alcance, integrales

Estas herramientas casi se salen de categoría y más bien son sistemas o metodologías (hasta podemos decir que apoyan una filosofía de vida, abarcando tanto el tiempo profesional como el personal). No hay que olvidar que su aprendizaje y uso sistemático es costoso. Desde luego que el esfuerzo compensa, aunque hay que saber que no estamos ante sistemas intuitivos, sino que requieren cambios profundos de hábitos y de formas de entender la vida.

Veamos brevemente dos “herramientas” o sistemas de esta categoría.

GTD (Getting Things Done)

Creado por David Allen en 2001 es un “Sistema Integral de Gestión del Tiempo”, que busca que nos concentremos en lo que toca hacer en el momento presente, manteniendo la mente despejada de preocupaciones de lo que vendrá después, por la tranquilidad de saber que todo está en el sistema. Desde el punto de vista técnico, el GTD es un libro que se lee y, si se asimila y practica, se convierte en esa herramienta o sistema. Si no se asimila, es una lectura más.

El método GTD requiere/define una serie de elementos:

El Proyecto como conjunto de tareas con objetivo definido y un horizonte temporal para su realización. En tanto el proyecto esté en construcción, existe una “acción siguiente”.

La tarea es una acción sencilla con cuya finalización se alcanza algún tipo de resultado. Las tareas pueden ser propias o delegadas. El sistema contempla también unos cuasi-proyectos, que finalizarán “algún día” y que, por tanto, no opera con el concepto de “acción siguiente”, como que no hay prisa. Se trata de “sueños”.

Por último, el elemento Calendario, para recoger acciones concretas con un tiempo de caducidad.

La metodología GTD consta de 5 etapas (hay quien dice 4 + 1), a saber:

• Recopilar

Lo fundamental es localizar todo aquello que tenemos pendiente y que requiere seguimiento. Citas, tareas, proyectos, ideas, emails, etc. y lo registremos en un “contenedor”, un recipiente en el que sabemos que las cosas están ahí, empezando a liberar nuestra mente de la preocupación de que algo se nos olvida.

• Aclarar

Una vez está todo el en contenedor, hay que examinarlo para entender de qué elemento se trata y qué acción hemos de tomar.

• Organizar

Un paso más, poner orden. Decidir si es urgente, prioritario, necesario o superfluo. Situarlo en el calendario. Saber si es cosa nuestra o delegada. Entender la sucesión de acciones/tareas que convergen en un objetivo o forman parte de un proyecto.

• Revisar

Interesante etapa. GTD es un continuo, y las cosas cambian. Algo que ayer era prioritario, hoy deja de serlo (no por capricho, sino por las circunstancias), otras cosas no salieron como queríamos y se retrasan y hay que reubicarlas, quizás desplazando a otras. Surgen imprevistos ¿Hemos tenido en cuenta un margen para estas cosas que aparecen sin que las hayamos invitado?

En definitiva, reestructuramos el conjunto de nuevo, acomodando todo a la nueva situación.

• Hacer

Ahora viene el paso decisivo, ejecutar, llevar a cabo aquello que corresponde después de tanto preparativo. Si no hacemos, todo se desmorona. Nadie dijo que fuera fácil.

Nota: existen diversas aplicaciones diseñadas para sustentar el sistema GTD. Una de las más conocidas es Wunderlist.

My Effectiveness

Uno de los grandes del desarrollo personal fue Stephen R. Covey, autor del mítico libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y My Effectiveness está inspirada en el modelo de Covey, así que vamos a revisarlo, siguiendo los pasos o secciones de la herramienta, que son 8.

Mi misión. Solo con el nombre ya intuimos que estamos ante un modelo integral, de vida. No vamos a plantearnos nuestra misión para algo puntual, a muy corto plazo, sería como matar moscas a cañonazos.

La misión representa las líneas maestras de cómo queremos vivir nuestra vida. Casi nada. Es aquello que da sentido a nuestra vida, sus reglas, los principios, las creencias. Es algo así como la Constitución de un país, los fundamentos que gobierna nuestras acciones y metas.

La misión personal no sale a la primera, hay que escribirla, revisarla, darle algunas vueltas e, incluso, volver a revisarla pasado un tiempo. La concisión, la brevedad es fundamental, para que nos resulte fácil recordarla y, al mismo tiempo, sirva de guía para llevar a cabo las acciones que nos conduzcan a nuestras metas. Se entiende que no salga a la primera (normalmente).

Mi influencia. No vivimos solos, sino que estamos rodeados de personas, en el trabajo, en nuestro entorno familiar, nuestros amigos, nuestra vecindad, etc. Círculos de personas más o menos próximos y a los que llega nuestra influencia. Los registraremos en la aplicación porque nos importan e inciden en nuestras acciones y, a veces, en nuestras metas.

En esta misma sección se anotan las preocupaciones que, en realidad, son caras de la misma moneda, aunque tenemos menos control sobre las mismas.

Mis roles. Yo soy siempre yo, aunque ese yo que soy yo cambia según el contexto y entonces actúo en función del rol que me aplica en cada caso. Puedo tener roles en el trabajo, como jefe o como empleado, o soy emprendedor. También soy padre, por tanto, ese rol me aplica, o hijo, que también puede aplicarme, si mis padres viven. Quizás sea profesor, otro rol más o tal vez alumno. Cada rol requiere de mí actuaciones diferentes, distintos objetivos. Por ello es tan importante tratarlos de forma diferenciada.

Lo primero es lo primero. Los famosos cuatro cuadrantes para priorización de tareas de Covey (también conocidos como matriz de Eisenhower en referencia Dwight D. Eisenhower, que fue el presidente número 34 de los Estados Unidos).

Hay dos dimensiones:  Importancia y urgencia. Las tareas pueden ser Importantes y No Importantes, Urgentes y No Urgentes.

Covey asignó un verbo de acción para cada cuadrante. Si algo está en el cuadrante de importante y urgente, el verbo es HACER. Parece obvio. Si es importante y no urgente tenemos la oportunidad DECIDIR el momento más adecuado para realizarlas. Con respecto a las tareas urgentes y no importantes, la propuesta es DELEGAR, claro si tienes a quién encargárselas. Por último, tareas no urgentes y no importantes, la recomendación es ELIMINAR, aunque nos preguntemos que cómo es que están ahí molestando.

Plan semanal. El ciclo semanal es el más utilizado por los modelos y herramientas de gestión del tiempo, quizás se deba a que la semana es una “unidad de tiempo” que mezcla el presente, el día a día, con un futuro inmediato, con margen para jugar con las tareas en cuanto a su importancia y urgencia. Si todo va según lo previsto, pues a disfrutar el fin de semana, que es importante.

Notas, pensamientos, ideas. Un espacio para ir recopilando y anotando asuntos diversos, que más adelante se verá qué hacer con ellos. Clasificar, situar en los cuadrantes, y en algún momento incluir en un plan semanal. Es cierto modo se parece al “contenedor” del sistema GTD.

Resumen semanal. Esta sección refleja lo que se ha hecho en la semana. Roles asumidos, tareas, acciones, metas,

Pomodoro. Un extra que no contempla el modelo de Covey. Un pequeño homenaje al método del mismo nombre (Técnica Pomodoro) que tiene su espacio propio más adelante en este artículo.

Herramientas de organización del tiempo

Acabamos de ver dos herramientas integrales, GTD y My Efectiveness. Son de dimensiones colosales (metafóricamente hablando, pues cubren “todo”). Hay que reconocer que el esfuerzo para dominarlas es proporcional a sus dimensiones. Es más, cada cual las utiliza a su modo, las adapta, porque nunca llueve a gusto de todos.

Vamos a explorar ahora otras herramientas más modestas, aunque, no nos engañemos, son muy valiosas y, combinándolas podemos lograr un mix de herramientas que probablemente se adaptan mejor a nuestro estilo. Vamos a verlo.

Google Calendar y Gmail

Etiquetar cualquier aplicación de Google como modesta es un poco comprometido. Google hace todo a lo grande, así que vamos a matizar. El adjetivo humilde (para Google Calendar y Gmail) es simplemente por su popularidad, pues es difícil encontrar a alguien en el ámbito profesional y también personal que no tengan una cuenta de Google. Decir cuenta de Google significa acceder a un enorme número de aplicaciones del propio fabricante y de otros muchos, que se integran con facilidad. Sucede también que solemos utilizar solo una fracción de la potencia de estas herramientas, por ello nos parecen humildes.

Vamos a echar un vistazo a las funcionalidades más importantes de la dupla Gmail y Google Calendar.

Si recordamos el contenedor de GTD, podemos considerar Mis Tareas, que es una opción integrada en Gmail, que nos permite ir anotando todo tipo de asuntos: tareas, ideas, proyectos. Si somos rigurosos y adquirimos el hábito de anotar todo, empezaremos a sentir esa liberación mental que ya vimos en GTD. Excelente, con herramientas humildes.

Podemos crear listas de tareas, las que queramos. Podemos añadir fecha y hora a una tarea, y eso se va automáticamente a Google Calendar (el valor de la integración). El correo electrónico, en este caso Gmail, es un receptor de todo tipo de cosas, unas nos servirán y otras no. No importa, ya aprenderemos a mejorar ese aspecto. Sí que podemos seleccionar un correo que está en el buzón de entrada contestarlo, reenviarlo, borrarlo y, esto es lo interesante ahora, convertirlo en tarea, con fecha y hora o simplemente para que esté ahí hasta nueva orden.

Bien. Ya tenemos una forma de colectar tareas. Nada nos impide reflexionar sobre la importancia y urgencia de cada tarea, quizás utilizando una matriz de Eisenhower, y desplegar las mismas por Google Calendar, otra humilde herramienta: Tenemos en nuestra pantalla la semana actual, o el mes o tal vez un día, y vemos cómo se diseminan las tareas en las columnas de los días.

La sensación que produce la visión completa de, por ejemplo, una semana, puede ser relajada o estresante, así es, solo una vista panorámica nos dice mucho de hasta qué punto gestionamos el tiempo o el tiempo nos engulle. ¿Están las columnas de los días repletas de bloques de tareas, sin espacios vacíos ellas? Probablemente, nos agobiará tal visión. Por otro lado ¿Y si tenemos esas columnas con bloques de tareas que nos gusta realizar y espacios vacíos? Suena mejor, aunque podemos preguntarnos ¿Espacios vacíos? ¿Qué quiere decir eso? Sabemos que el tiempo sigue su ritmo, por tanto, esos espacios vacíos no son tales, pues de alguna forma los viviremos: ya sea durmiendo, comiendo, haciendo deporte, etc. ¿Y si estos espacios vacíos los completamos con esas tareas que quizás sean las que más nos gusta hacer? Probemos.

Como herramienta de gestión del tiempo, Google Calendar es fantástica (también Outlook), porque nos muestra el tiempo físico es esas columnas, con las barras de las horas que son las que son, ni más ni menos y nos permite ir colocando las piezas que representan nuestras tareas, con sus nombres y atributos. Conforme vamos aprendiendo a estimar el tamaño de esas piezas, sin engañarnos, sin querer comprimir algo que llevará dos horas en un hueco de una hora, las cosas irán cada mejor, empezaremos a dominar el tiempo.

Hay más cosas desde luego, tanto en Gmail como en Google Calendar, jugando con los colores, las banderitas de priorización, las alertas. Las convocatorias de reuniones o videoconferencias, integrando tiempos y personas.

Bastará aplicar reglas también sencillas para que las herramientas sean aún más eficientes. Por ejemplo, la secuencia óptima para escribir un correo electrónico que es inversa a lo que normalmente se hace:

• Escribir el mensaje los más ligero posible, mejor si todo el texto se muestra en la pantalla, sin necesidad de hacer desplazamiento vertical (scroll).
• Poner un asunto que refleje realmente el contenido (como ya lo hemos escrito, es más fácil)
• Seleccionar los destinatarios. Ahora sabemos exactamente a quien dirigirlo.

¿Nos falta algo? Posiblemente, aunque será fácil localizar esas herramientas adicionales que, muy probablemente, se integrarán con Google y configuran la herramienta personalizada, a nuestro antojo.

La Técnica Pomodoro

Una lista de tareas y un temporizador (se gira hasta el minuto deseado y empieza la cuenta atrás). Es todo lo que se necesita para utilizar el Pomodoro. No puede ser tan sencillo. Bueno, es sencillo, aunque tiene su ciencia oculta.

La técnica fue desarrollada por el ingeniero italiano Francesco Cirillo, a finales de la década de 1980, supuestamente como consecuencia de la experiencia del propio Cirillo que se dio cuenta de que no podía trabajar largos periodos de tiempo, debido a distracciones de personas a su alrededor y de él mismo.

Empezó a utilizar un temporizador de cocina, obligándose a sí mismo a trabajar durante el tiempo programado en el temporizador y sonaba la alarma, pasados 25 minutos. Después hacía una pausa de 5 minutos, para volver a otro “pomodoro”, es decir, otro bloque de 25 minutos.

Cada 4 pomodoros, hay una pausa un poco más amplia.

¿Qué hay detrás de la Técnica Pomodoro? Hay mucho y muy bueno. Posiblemente Cirillo fue de los primeros en aplicar la idea del trocear el tiempo (en este caso en unidades de Pomodoro), combinando el trabajo concentrado y pequeños descansos sistemáticos. Sabemos que la mente se cansa, como sucede con los músculos, de forma que si rebasamos un cierto umbral el rendimiento se degrada. Y los 25 minutos de umbral no son arbitrarios, sino que responden a un patrón bastante común, quizás cada persona puede tener su pomodoro ideal de 20, 25, 30, o 40 minutos. Nadie te impide acomodar tu pomodoro a tu gusto. Lo relevante es la candencia, pomodoro, pausa, pomodoro pausa, etc.

¿Qué relación existe entre las tareas y el pomodoro? Sigamos con el estándar de 25 minutos por pomodoro. Tenemos tareas que pueden requerir muchas horas para su realización y otras, pocos minutos. Bien, una de las claves de la Técnica Pomodoro es la de planificar el día/la semana, ordenando las tareas con los consabidos atributos de importancia y prioridad y, a continuación, aplicar las rebanadas de tiempo del pomodoro que mostrarán tareas que requerirán varios pomodoros y otra solo una fracción.

No hay que aferrarse a rigideces, pues podemos hacer ajustes en las tareas y el orden de ejecución, tal como hacen los fruteros cambiando una pieza por otra de distinto tamaño para conseguir aproximarse a lo que ha solicitado un cliente: 1 kilogramo, 2, 5 kilogramos, o lo que sea menester.

Así que la aparente simpleza de la Técnica Pomodoro se convierte en una interesante propuesta que nos recuerda a esos métodos integrales que vimos antes.

Es fácil

Paso 1. Determinar las tareas. Este paso es obvio y común a todas las herramientas

Paso 2. Establecer el orden. Ya sabemos hacerlo, con criterios de importancia/prioridad

Paso 3. Ejecutar la actividad en un periodo pomodoro, procurando no despistarse con otras cuestiones colaterales.

Un detalle curioso y que muestra que cada persona es distinta. El sonido del tic tac del temporizador que va marcando hacia atrás los minutos que faltan del pomodoro en curso es irritante y perturbador para algunas personas y un sonido agradable para otras, contribuyendo a la concentración en la tarea.

Paso 4. La pausa corta. Suena el timbre del fin del módulo y sabemos que es el momento de tomarse un pequeño descanso. Curiosamente, frenar la inercia de seguir trabajando en la tarea en curso es una de las barreras para adoptar la Técnica Pomodoro. El Pomodoro físico (actualmente se puede trabajar con pomodoros digitales) con forma de tomate que es el símbolo oficial del producto, se recomienda situar el pomodoro a una distancia fuera del alcance de la mano, con el fin de obligar al usuario a levantarse, apagar el timbre, hacer la pausa correspondiente y programar un nuevo pomodoro.

Paso 5. La pausa larga. Cada 4 pomodoros, la técnica requiere una pausa de entre 10 y 20 minutos, que permita hablar con los colegas, dar un pase, mirar por la ventana o cualquier actividad fuera de la planificación que permita al usuario despejarse y recuperar energía para la siguiente ronda.

Herramientas de gestión visual

El concepto de gestión visual viene del mundo de lean manufacturing. En las fábricas y también en las oficinas hay muchos elementos visuales. Líneas pintadas en el suelo, luces que se enciende en determinadas condiciones, carteles de colores que representas estados de un determinado proceso, etc.

Veamos la más conocidas:

Kanban.

El kanban (físico) es un panel o tablero con una superficie lisa en la que se adhieren elementos (imantados o pegados como los post-its) que representan las actividades. El tablero está dividido en secciones que indican el estado de las actividades que se encuentren en esa sección. La forma más sencilla dispone de 3 secciones: La primera con las tareas pendientes, la segunda con las tareas en proceso y la tercera con las tareas realizadas.

Cada post-it contiene información de la actividad, de forma que el panel muestra de un vistazo cual es la situación de conjunto y permite tomar decisiones rápidas, dar prioridad a determinadas tareas, dedicar más recursos, identificar problemas, especialmente si el panel es de un equipo, aunque las versiones personales son igualmente valiosas.

Trello

Una de las herramientas más conocidas, tanto para trabajar en equipo como individualmente. Su funcionalidad es tan amplia que hay quienes la utilizan como soporte del Sistema GTD.  No obstante, está en esta sección de gestión visual porque permite la creación de paneles kanban increíblemente intuitivos y completos, cuya utilidad por sí sola es razón suficiente para trabajar con Trello. Hasta la versión gratuita ofrece una funcionalidad considerable para uso individual o equipos pequeños.

Asana

Un serio competidor de Trello es Asana, en la medida en que cubre un amplio abanico de funcionalidades, tanto para el trabajo individual como en equipo incluyendo, por supuesto, un magnífico sistema de kanban.

Conclusión:

¿Será por herramientas? Lo que hemos visto es solo una muestra representativa de herramientas de gestión del tiempo, suficiente para darnos cuenta de la diversidad de las mismas y también de que no existe ninguna herramienta completa, es decir, necesitamos más de una, algo que no representa un problema, pues finalmente nos arreglamos para lograr la combinación que más se ajusta a nuestras necesidades y gustos.