Técnicas para mejorar tu Gestión del Tiempo

“No tengo tiempo”. Esta expresión aparece con frecuencia en las conversaciones de coaching ejecutivo, normalmente con un punto de frustración o de impotencia por parte del cliente. El caso es que cuando escucho esto, tengo la confianza de que estamos ante una gran oportunidad. Veamos; el tiempo tiene propiedades singulares. Por un lado, no se puede almacenar, no se puede guardar para más adelante, no se puede ahorrar, no se puede comprar ni vender. Cada unidad de tiempo: un segundo, un minuto, una hora, un día… avanza de forma inexorable, sin nada que pueda detenerla.

Así pues, la gestión del tiempo es algo tan volátil que tiene que ver con la decisión de qué hacer (o no hacer) en cada instante, algo así como situar las actividades, las tareas (entre las que cabe el descanso), en esa ruta del tiempo que avanza inexorable. Como ya ha quedado claro, el tiempo avanza con independencia de si realizamos o no las actividades que nos hemos propuesto llevar a cabo y ello nos lleva un aspecto interesante, el balance entre lo que quería hacer y lo que he hecho. ¿Estoy satisfecho con el resultado?

Así que, por lo visto, parecería que no podemos luchar contra el tiempo, que se escapa entre los dedos de las manos. En cierto modo, la propuesta para gestionar el tiempo es la de elegir qué actividades nos conviene realizar, en qué secuencia e intensidad. La mejor palabra para reflejar la bondad de la selección de las tareas, acciones, actividades, objetivos o como queramos llamar a esas cosas que hacemos, es el propósito, responder a la pregunta ¿Para qué?

Por otro lado, el tiempo tiene una propiedad que parece contradecir lo que hemos tratado hasta ahora: es inagotable. Detrás de un segundo, de una hora, de un día, viene otro y otro. Y esto nos proporciona una oportunidad increíble: la de renovar nuestra propuesta de actividades, colocando en la avenida del tiempo (futuro más o menos inmediato) la secuencia que realmente queremos, la que nos conviene.

El decálogo para la mejor gestión del tiempo, que exploraremos a continuación, está formado por recursos a nuestro alcance para proporcionar consistencia y coherencia a nuestro objetivo. No es un esquema rígido, sino un marco de referencia elástico que podemos personalizar para hacerlo verdaderamente nuestro. Cada persona es diferente, por ello no hay recetas universales.

Por cierto, el tiempo no distingue entre el ámbito laboral y el ámbito personal, nosotros sí, no es solo nuestro trabajo, sino nuestra vida en general la que depende de ese tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

El tiempo fluye sin parar, sin nada que lo detenga. No existe un muro de contención para el tiempo, no es como un pantano que acumula el agua para liberarla más tarde, cuando llegue un periodo de sequía. Entonces ¿Podemos hablar de gestión del tiempo? Claro que sí, solo es cuestión de convenirlo.

Gestión del tiempo es el conjunto de técnicas que aplicamos para llevar a cabo nuestras tareas de forma que consigamos los objetivos que nos hemos propuesto (ya sean de ámbito profesional o personal) y va más allá de la eficacia, en la medida en que requiere que, durante la ejecución de esas tareas, nos sintamos cómodos y, mejor aún, que disfrutamos.

El propósito de vida lo es todo.

Si no tienes un propósito de vida, las cosas no tienen sentido. Suena a trascendente y lo es. El propósito de vida es como el imán que nos lleva hacia donde queremos ir.

El propósito de vida está en nuestra mente, es una declaración personal, propia, íntima, que, cuando se cumple, cuando actuamos conforme a la misma, nos proporciona una sensación agradable, única, a la que podemos etiquetar como queramos: bienestar, completitud, equilibrio, felicidad, satisfacción, paz… Es algo estrictamente personal, que es preciso identificar, concretar, perfilar, explicitar (no es necesario publicarlo en Instagram ni en Facebook), es para nosotros mismos.

Descubrir nuestro propósito de vida nos lleva a tomar decisiones, a elegir de una forma más precisa entre las opciones que se nos ofrecen continuamente, con la sensación de que estamos eligiendo justo lo que está más alineado con el propósito y ello, resulta obvio, nos acerca a ese estado de bienestar, equilibrio, felicidad o como lo hayamos denominado.

El propósito de vida actúa como un filtro o criba. Lo que pasa el filtro es lo que quiero y lo que se queda enganchado no me conviene (o me conviene menos) y se queda fuera. Poco a poco iremos interiorizando el propósito de vida de tal forma que elegir bien será cada vez más natural, intuitivo, ligero.

Esta secuencia tan simple no es más que la consecuencia del alineamiento de la opción u oportunidad con nuestro propósito. ¿Tiene sentido elegir algo que no está alineado con ese propósito? ¿Tiene sentido consumir nuestra energía en algo que no nos conviene?

Deconstruye el tiempo.

El día no tiene 30 horas, sino 24. Daría igual que tuviera 30 horas o 50, porque todo el mundo dispondría de esas mismas horas.

Pensemos en nosotros mismos y pongámonos a despiezar un día.

Para empezar, vamos a distinguir entre las horas que estamos despiertos (conscientes) y las que estamos dormidos (importante que no tengamos pesadillas, ni que nos despertemos muchas veces). Hay quien necesita 8 horas de sueño, otros 4 o 6,5. Esto no es lo determinante. De las horas que estamos despiertos, sean las que sean, 18 o 20, ¿Cuántas tienes para hacer lo que “quieres”? ¿Y cuantas son impuestas, obligatorias, como si tuvieras una hipoteca de tiempo?

¿Cuál es la proporción del tiempo en el que haces lo que quieres o lo que tienes impuesto? ¿50:50, 80:20 o 10:90? ¡la de 10:90 debe ser un sinvivir! Hay mucho en juego en esta proporción y, si no te gusta ¿Qué estás dispuesto a hacer para darle la vuelta? Si no haces nada, todo seguirá igual.

Sea cual sea la proporción. ¿Qué haces con ese tiempo que es tuyo, no impuesto? Supuestamente es un tiempo para hacer lo que quieres. La cuestión es si realmente haces lo que quieres, o más concretamente, si es lo que realmente te conviene. Si es así, enhorabuena, porque estás alineando tus acciones y tus decisiones con tu propósito. Eso da frutos.

Utilizar alguna herramienta de gestión del tiempo resultará muy útil.

Sería extraordinario si en ese tiempo que “controlamos” ubicamos “fragmentos” para:

– Encontrar nuestra esencia (aquí caben opciones al gusto de cada uno: mindfulness, yoga, meditación…)

– Crear y aprender (es un tiempo esencial, concentrado, de calidad)

– Relajación, ocio, diversión, deporte.

– Hacer balance, “medir”. ¿Estoy satisfecho con esta estructura temporal? ¿Qué puedo cambiar? ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo eliminar? ¿Qué puedo incorporar?

Priorizar las tareas

La palabra prioridad (priority) apareció en el idioma inglés en el siglo XV. Era singular y significaba “lo primero”. Así siguió durante quinientos años, hasta que en las primeras décadas del siglo XX empezó a extenderse un nuevo término: prioridades (priorities), quizás con la vana ilusión de que ese cambio multiplicaba el tiempo, la realidad. De alguna forma podríamos tener múltiples “primeras” cosas.

¿Es que solo podemos tener una prioridad? Interesante pregunta. Dado que singular es una sola cosa y plural abre la compuerta de modo que tan plural son dos como doscientas u ochocientas cincuenta, sucede que ese plural impreciso nos lleva a la dispersión mental que impide saber qué es lo verdaderamente prioritario y, como consecuencia, perdemos el foco.

Evitar multitareas concurrentes.

La pregunta decisiva ¿Se pueden hacer dos tareas a la vez? Claro que sí, y más de dos. Pues nada, a seguir así. ¿Seremos mucho más productivos haciendo varias cosas simultáneamente?, para eso somos seres humanos, con la mayor inteligencia entre todas las especies de seres vivos. A ver, vamos a analizar un poco esto. Leo la definición de multitarea en Wikipedia que dice “La multitarea es una aparente capacidad humana para realizar más de una tarea o actividad al mismo tiempo”.

La palabra aparente es la clave, pues las apariencias engañan. Por supuesto que podemos tomar un helado y, al mismo tiempo, leer las noticias o ver la televisión. Incluso podemos ampliar la lista con otras actividades en ese mismo momento, por ejemplo, ver moverse las hojas de un árbol y percibir el olor de unas plantas próximas.

Y es que la cuestión no es la compatibilidad de tareas automáticas que exigen poco al cerebro, sino cuando dos o más tareas cognitivas se disputan el favor del cerebro para que las atienda y es que el cerebro no es multitarea, de modo que cada conmutación de tarea conlleva un coste, una estimulación adicional para volver a otra tarea en el punto que la dejamos. Obviamente, cuando más complicadas sean las tareas, mayor será el esfuerzo de conmutación.

Para entender de qué estamos hablando, sin acudir a complejas investigaciones -que las hay-, imaginemos que estamos en una ciudad desconocida, conduciendo un vehículo para dirigirnos a un centro de negocios, a una reunión muy importante, con la sensación -además, nos lo indica el GPS del vehículo- de que llegaremos tarde.

Las calles desconocidas nos exigen mirar continuamente la pantalla del navegador, que lleva una fracción de segundo de retraso y, si nos descuidamos, nos saldremos de la ruta que nos marca. Bien, en esa situación que es hasta ahora manejable, recibimos una llamada por el móvil para preguntarnos sobre un tema enredado, quizás no muy grave, pero que exige una toma de decisión rápida.

La concentración para dar la mejor respuesta se apoderará de nuestra mente y lo más probable es que tomemos una ruta equivocada ¿Qué hacemos? ¿Decimos cualquier cosa o detenemos el vehículo? Si este caso parece extremo -que no lo es-, pensemos en lo que nos sucede cuando estamos concentrados escribiendo un mensaje por WhatsApp y alguien nos interrumpe. ¿Cuánto tiempo tardamos en entender qué nos preguntan y en contestar adecuadamente? Es el coste de conmutación de tareas. Así es el cerebro, al menos el de la gente corriente, como nosotros mismos.

Ahora nos damos cuenta de por qué la multitarea es una capacidad aparente y aumentar la productividad es sencillamente realizar una tarea en cada momento.

Tener una agenda

La memoria está para otras cosas. Organizar las tareas en una agenda (digital, como Google Calendar, físico, como un panel o mixta) y tenerla visible, de forma que ofrezca la perspectiva de los avances (o de los retrasos). La sensación de dominar la situación se obtiene precisamente de esa visión general.

Esa agenda es mucho más que una lista de tareas, sino que es como un verdadero mapa que nos lleva a donde queremos. Dividir el tiempo en bloques de colores o post-its, que informen de las tareas, de su dimensión, categoría, importancia, hará que todo resulte más manejable.

Si al final de un periodo de tiempo, la tarea se retrasa (nadie dijo que las cosas son perfectas), bastará arrastrar el bloque de tiempo y moverla hacia adelante, es decir tenemos la situación tal como es, aunque no la que proyectamos. Ya afinaremos.

Bloquear espacios en la agenda, por tipo de tarea, por urgencia, dificultad o combinando criterios, es otro complemento para gestionar mejor el tiempo.

Las tareas pueden ser de minutos, de horas o de días. Aprender a rellenar la agenda repartiendo convenientemente las tareas nos ayudará a concentrarnos. Por ejemplo, procurar concentrar micro tareas para formar un bloque mayor: atender el correo, realizar llamadas, etc.

Si la tarea requiere mucho tiempo toca fraccionar (divide y vencerás) en tareas más pequeñas o con módulos de tiempo tipo la técnica del Pomodoro. Lo importante es evitar que la gran tarea sea como una bola agobiante, una sucesión de piezas (actividades) que tienen entidad propia, que cuando se terminan hay algo de valor que ofrecer o disfrutar. En esto se basa, por ejemplo, la metodología Scrum de Agile.

El uso inteligente de la agenda nos resuelve (o casi) el problema de la multitarea.

Garantizar tiempo para ti

Recordemos el propósito.  Nada tendrá sentido si en esa agenda no contempla espacios para nosotros mismos. Pero no trozos residuales, sino situados expresamente con intención, como tareas importantes.

Si gestionar el tiempo es gestionar nuestra vida, es evidente que hay aspectos esenciales de nuestra vida como la salud, dormir bien, practicar deporte, estar con la familia, leer, ir al cine, con los amigos, etc. A estas alturas no cabe decir “No tengo tiempo para mi salud, estar con la familia, etc.”.

Llegado el caso, tendríamos que hacernos la pregunta. Si esto es tan importante para mí ¿Qué elimino de la agenda para ubicar estos aspectos? Vamos a darnos un respiro: conforme vayamos gestionando el tiempo, cada vez con más pericia, nos resultará más natural acomodar esas cosas que de verdad importan. Estamos gestionando nuestra vida, algo esencial.

Cuidar nuestra salud es cuidar nuestro cuerpo. Alguien dijo “Cuida tu cuerpo, es el único sitio que tienes para vivir”. A por ello.

¿Cómo aprender a gestionar el tiempo?

Se dice que “La práctica hace al maestro”. Practicar es un paso más allá que saber, pues implica pasar de la teoría a la materialización de ese saber, a la práctica en definitiva. No concebimos un cirujano que se sepa de memoria todo los libros sobre su especialidad, que haya asistido a congresos, visto videos sobre intervenciones… y que no haya realizado ninguna operación con sus propias manos.

Igualmente, gestionar el tiempo no consiste solo en conocer modelos y teorías, sino enfrentarse (por así decirlo) a ese flujo que avanza, constante, incansable, ajeno a todo lo que ocurra, y hacer lo que hemos previsto. ¿No logramos lo que nos propusimos? ¿Salió mal o lo hicimos muy tarde? Normal, estamos empezando a gestionar el tiempo, a jugar con los principios y técnicas que hemos revisado, a romper con hábitos que tenemos arraigados… y no sale a la primera.

Un lado muy bueno: la perfección no es necesaria (la gente normal no es perfecta), la mejora continua, el reto de ir superando objetivos, yendo más lejos, nos hará sentir que gestionamos el tiempo.

Siendo precavidos…

Cuidado con los ladrones de tiempo

Después de lo que hemos hablado sobre el tiempo, de su naturaleza y propiedades es posible que estemos en condiciones de identificar esos ladrones de tiempo que parece que están a la espera de que nos descuidemos. El caso es que hay dos tipos de ladrones, tanto externos como internos (en este caso, los ladrones somos nosotros mismos).

La lista de ladrones de tiempo puede ser muy larga. Por suerte, muchos de esos ladrones quedan desactivados al aplicar los principios de gestión del tiempo que hemos visto, cada uno con su estilo propio.

Interrupciones

Llamadas, visitas no pactadas, solicitudes de ayuda, etc. Estos ladrones son externos. Entre decir siempre Sí y decir siempre No, hay un rango intermedio que conviene explorar, porque la decisión es nuestra. Toda interrupción es un bocado a nuestro tiempo para lo que queremos hacer y que engrosa el tiempo impuesto (solo si aceptamos la llamada, atendemos la visita imprevista y la solicitud de ayuda). Quizás sea el momento de aprender a decir NO, algo interesante porque nos ayuda a cambiar la proporción entre mi tiempo y el tiempo impuesto. Si la proporción es de 50:50 ¿Qué pasaría si la convierto en 70:30?

Reuniones

En un contexto empresarial o profesional, hay reuniones, con proveedores, con el equipo, con clientes, etc. Las reuniones pueden ser provechosas o verdaderas pérdidas de tiempo.

Dependiendo de nuestra influencia podremos en mayor o menor medida contribuir a mantener reuniones eficaces, todo un reto del trabajo en equipo, cuando el tiempo ya deja de ser (solo) mío y es de todos. Las reuniones eficaces tienen reglas muy precisas: tiempo asignado, puntualidad (hora de inicio, hora final), pará qué es la reunión, quienes deben asistir, qué hay que enviar previamente, cómo se toman las decisiones, cuidar que las tareas que surjan de la reunión cumplan al menos con estas 3 condiciones: Qué, Quién, Cuándo, reglas aparentemente simples, pero difíciles de aplicar (hay que cambiar cultura, palabras mayores).

No será menor la tarea de trasladar estos principios a nuestros proveedores y, menos aún, a nuestros clientes. Dentro de nuestro contexto es otra cuestión, las posibilidades son mayores, de eso se ocupa el coaching de equipo.

Falta de organización

Cierto, la desorganización es fuente de ineficiencia, estrés, agobio y cansancio. Las tareas no avanzan, más bien se enredan y se estiran, duran más de lo previsto (quizás a ojo, porque sin organización, no hay planificación).

Ahora bien, lo que hemos visto sobre las prioridades, la agenda, la multitarea y el propósito y conforme vamos encaminando estas prácticas, incluso antes de dominarlas, parece que la falta de organización queda superada. ¿Y si lo probamos?

Procrastinación

Procrastinar es diferir, aplazar tareas. No tanto porque no estimamos bien el esfuerzo que conllevan, sino porque las aplazas porque no te gustan, no tienen nada o poco que ver con tu propósito. Están ahí “impuestas” o porque en el momento de la elección de las mismas, no tenías ese filtro “alineador” y, simplemente, te comprometiste. Todo un reto hacer en su momento, incluso lo que no te gusta y ser más selectivo de ahora en adelante.

No delegar

Delega quien tiene personas a las que delegar. Ahora bien, si eres un ejecutivo, un líder de equipo, responsable de departamento o de cualquier otra estructura con personas que dependen de ti y no estás delegando o delegas poco, aquí hay un filón formidable, una vez superes la barrera que te ha impedido delegar hasta ahora. Transmitir la visión, definir objetivos compartidos, dando el nivel de autonomía suficiente al equipo para la realización de tareas, proporciona unos resultados sobresalientes… si el líder es capaz de manejar el vértigo de la delegación auténtica, dejando de controlar todo (micro control o micromanagement), “empoderando” a la gente.

Es factible, muchos lo han logrado, aunque no surge por ciencia infusa, sino que hay que buscarlo activamente, por ejemplo, con coaching de equipo.

Problemas de comunicación

Alguien dijo “La mayor parte de los problemas de una organización son problemas de personas y la mayor parte de los problemas entre personas, son problemas de comunicación”. Aunque esta declaración sea solo parcialmente cierta (parece muy rotunda), está claro que la comunicación es una asignatura que nos aporta mucho: Las conversaciones difíciles, un buen feedback, la capacidad de discernir entre hechos y juicios, validar que la idea que trato de transmitir y la idea que el receptor interpreta coinciden, nos ahorrará muchos errores, disgustos y… en cualquier contexto, tiempo. Por eso la mala comunicación es un potencial ladrón de tiempo.

Conclusión:

Creo que ha quedado claro que la Gestión del Tiempo es una cuestión de poner foco en lo esencial, alineado con el propósito de vida, adquiriendo la habilidad de ensamblar diferentes técnicas y actitudes, que irán dando frutos con la práctica.

Cada persona sabrá encontrar cual es la combinación ideal de esos ingredientes que están a su disposición. Vamos a probar.